【新人の最初の3日間、決まっていますか？】部署配属初日から使える動画マニュアルのすすめ

4月も半ばを過ぎると、新入社員もそろそろ全体研修が終わり、各部署への配属が始まります。早いところではGW前、多くの会社ではGW明けのタイミングではないでしょうか。

「受け入れの準備、何かやっておくことあったっけ？」

配属される新人の席やPCの手配は済んでいても、配属後に「何をどの順番でやらせるか」まで決まっている部署は、実はそう多くありません。今回は、新人や異動者を受け入れる教育担当の方に向けて、配属直後の教育を仕組み化するヒントをご紹介します。

配属直後の3日間、教育担当はつきっきりでいられるか

新人が配属されてきた初日。まずは挨拶回りをして、席について、PCの初期設定をして……。ここまではイメージできる方が多いかと思います。

では、その先は？

勤怠の入力はどうやるのか、経費精算のシステムはどこから開くのか、日報はいつまでに誰に出すのか。こうした「最初の3日間でやること」をリストにして渡せている部署は、どれくらいあるでしょうか。

現実には、教育担当がつきっきりで教えられるケースはほとんどありません。自分の業務を抱えながら、合間を見て説明する。新人からの質問に都度対応する。「教えるためのワーク」を考える余裕すらないまま、配属初日を迎えてしまうことが多いのではないでしょうか。

「とりあえず困ったら聞いて」で始まる現場

結果として、多くの部署では「発生ベース」の教え方になります。新人が「わからない」と言ったタイミングで、たまたま近くにいた先輩が教える。体系的な教育というよりは、その場しのぎに近い状態です。

ある調査では、新入社員の56.2%が「忙しそうな先輩に声をかけづらい」と感じているというデータがあります（出典：PR TIMES）。一方で、バックオフィス担当の62%が「社内からの問い合わせを負担に感じている」という調査結果もあります（出典：バクラク）。

聞きたいのに聞けない新人と、問い合わせ対応に追われるバックオフィス。この両方が同時に発生しているのです。

全体研修でもOJTでもない「研修のエアポケット」

そもそも、新人教育には2つのフェーズがあります。

1つ目は「全体研修」。社会人としてのビジネスマナー、会社の理念や就業規則、コンプライアンスなど。外部講師やテキストを使った座学やワークショップが中心で、この段階ではほとんどの場合、個人のPCは支給されていません。

2つ目は「OJT」。配属先の現場で、実際の仕事を通じて学ぶフェーズです。営業なら商談の同行や資料作り、現場仕事なら機械の操作や動き方。先輩が横について教える、いわゆる「仕事の本丸」です。

問題は、この2つの間にもう1つ、どちらにも属さない教育領域があることです。

• 勤怠管理システムの入力方法／経費精算の申請フローと注意点
• メールの署名設定やイントラネットの使い方
• Slack、Teams、Zoom、チャットワークなど社内で活用するツール設定
• 日報の書き方や提出ルールなど、部署ごとのローカルルール
• 会議室の予約や備品などの補充請求

全体研修で扱うには細かすぎるし、そもそもPCがなければ教えようがない。かといってOJTで教えるには業務と直接関係がない。このエアポケットに落ちたこれらの業務こそが、配属直後の「困った」の正体です。

小さな「困った」の積み重ねが、人を離れさせる

経費精算ひとつとっても、提出された申請の40%以上が差し戻しになるというデータがあります（出典：バクラク）。これは新人に限った話ではなく全社員の数字です。

慣れた社員でもミスが多い業務を、初めて触る新人が一発で正しくできるはずがありません。差し戻しのたびに「また間違えた」と感じる新人と、「また確認か」とため息をつく経理担当。

さらに、聞きたいときに質問できなかった新入社員のうち39%が、上司や先輩の不在を理由に挙げています。そしてその結果、同じく39%がモチベーションの低下を経験したという調査もあります（出典：PR TIMES）。

勤怠や経費精算のような些細なことでも、聞けずに困った時間の積み重ねは、新人にとって「この会社は自分を受け入れてくれていない」というメッセージにとして伝わってしまいます。

エアポケットを埋めるなら「5分の動画マニュアル」がちょうどいい

このエアポケットの業務には共通点があります。手順さえわかれば誰でもできるということ。そして、画面を見ながら操作するものがほとんどだということです。

紙やパワーポイントでマニュアルを作っている会社も多いかと思います。しかし「この画面のこのボタンを押して」と書かれていても、レイアウトが少し変わっただけで迷ってしまいますよね。結局「すみません、ここってどこですか？」と聞きに行くことになります。

であれば、操作画面をそのまま録画して、音声で手順を説明する動画にしてしまったほうが早い。1本あたり3〜5分の短い動画を業務ごとに分けて作っておけば、新人は必要なときに何度でも見返すことができます。

先輩が席を外していても、打ち合わせ中でも、動画があれば自分で解決できる。「忙しそうな先輩に声をかけづらい」という心理的なハードルが、そもそも発生しなくなるのです。

実際に動画マニュアルを導入した企業では、問い合わせ件数が平均47%減少したというデータもあります。新人だけでなく、バックオフィスの負担が半分近くになる。教える側にとっても大きいのではないでしょうか。

「撮って、切って、声を変える」だけでできる制作フロー

「動画を作るなんて、うちには無理だ」と感じた方もいるかもしれません。しかし、ここでいう動画マニュアルは、映像作品を作るという話ではありません。特別な機材もスキルもなくても始められる、現実的なワークフローをご紹介します。

ステップ1：しゃべりながら画面を録画する

まず、実際にその業務を操作しながら、声に出して手順を説明します。画面録画ソフトを起動して、マイクをオンにするだけです。

ポイントは「きれいにやろうとしないこと」。途中で手間取っても、言い直しがあっても構いません。「えーと、ここをクリックして、次にこの項目を選んで…」と、隣にいる後輩に教えるような感覚でしゃべりながら操作する。これがそのまま素材になります。

ステップ2：不要な部分をカットして詰める

録画した素材から、長すぎる沈黙や言い間違い、操作ミスの部分だけをカットします。凝った編集は必要ありません。いらないところを切って、つなげるだけです。

これだけでも、実は十分に伝わる動画マニュアルになります。実際の操作画面が映っていて、日本語で手順が説明されている。新人が求めているのは、まさにこれなのです。

ステップ3：ナレーションだけAI音声に差し替える

クオリティを上げたい場合は、AIの出番です。

録画時の肉声をAI生成のナレーションに差し替えます。手順の説明テキストを入力するだけで、聞き取りやすい音声が生成できるツールがいまはあります。

肉声のままでも問題はありませんが、AI音声に置き換えることで「担当者が異動しても使い続けられる」「滑舌や声質を気にしなくていい」といったメリットが生まれます。

1本あたりの制作時間も、このワークフローなら従来の動画制作の1/3から1/5程度で済むケースがあります。大事なのは「完璧な動画を作ること」ではなく、「新人が自力で操作できるようになること」です。

「配属初日にやることを渡せる部署」が、新人の安心感を作る

配属初日に「わからないことがあったら、まずこの動画を見てね」と伝えられる部署と、「わからなかったら誰かに聞いて」と言うしかない部署。新人にとっての安心感は、まったく違うはずです。

動画マニュアルは、新人のためだけのものではありません。教える側の負担を減らし、バックオフィスへの問い合わせを減らし、毎年繰り返される受け入れ業務を仕組み化するためのツールです。全体研修とOJTの間に落ちている「エアポケット」を埋めるのに、動画はちょうどいい。

配属の時期はもうすぐです。まずは新人からの質問が一番多い業務を1つ選んで、画面録画から始めてみてください。

「やってみたいけど、自分で作るのは難しそう」という方は、お気軽にご相談ください。撮影した素材をお預かりして、編集やナレーション生成をお手伝いすることもできます。